Je eigen koffietruck starten

Deze blog is geschreven op persoonlijke titel. Ik heb gepoogd om de juiste informatie te verstrekken, voor zover mij bekend. Het is geen (financieel of fiscaal) advies en je kan hier geen rechten aan ontlenen. Aanvullingen / verbeteringen zijn natuurlijk welkom.

Zoals jullie in de vorige blog konden lezen heb ik ZOespresZO gestart om vanuit de achterbak van de auto koffie, espresso, cappuccino en warme choco te verkopen. Maar om van idee naar werkelijkheid te komen, staan wetten in de weg en praktische bezwaren.

Nadat de auto klaar was en ik die had uitgeprobeerd bij de burendag in de straat, werd het tijd om de rest te regelen. Om op straat koffie te mogen verkopen heb je een bedrijf, een ventvergunning en een verzekering nodig. Ook al is het maar deeltijd, toch moet alles geregeld zijn. Ook om het risico voor prive te beperken. Hieronder dus een overzicht van de stappen. Misschien heb je er wat aan in je eigen zoektocht voor je koffiekar, foodtruck of espressobar.

Kamer van koophandel

De kamer van koophandel is nodig als je deel gaat nemen aan het economisch verkeer. Als je voor vrienden en familie aan de slag bent (tegen kostenvergoeding) mag het, maar om actief te handelen is een inschrijving nodig. Daarnaast is het KvK nummer ook vereist voor het afsluiten van verzekeringen en andere contacten met partijen. De KvK meld je inschrijving ook door aan de belastingdienst. Voorinschrijven doe je via de site www.kvk.nl en daarna maak je een afspraak om je inschrijving te voltooien.

HACCP

Werk je met voedingsmiddelen dan dien je te beschikken over een HACCP certificaat. Ik heb de mijne gehaald via Plusport. Dit is online programma waarbij je met ondersteunende filmpjes de stof tot je neemt. Dit was de goedkoopste optie die ik kon vinden.

Daarnaast dien je een goedgekeurde hygiënecode te gebruiken (bijvoorbeeld van de KHN) of zelf een HACCP plan te maken. Hier is een goed document om met dat laatste te beginnen van de Belgische autoriteit. (mirror)

Ook heb ik me geregistreerd bij de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit. Daarvoor moest ik eerst e-herkenning 2+ aanschaffen bv via om contact te leggen met de overheid. Dit heb je verder nergens voor nodig, omdat je je belastingaangifte via Digid doet. Je kan deze e-herkenning kosten ook niet terugvragen.

HACCP cursus via internet

Belastingdienst

Van de belastingdienst krijg je een brief met je BTW nummer en je omzetnummer. Het btwnummer communiceer je naar buiten het omzetnummer gebruik je in communicatie naar de belastingdienst. Omdat ik al eerder zonnepanelen op mijn huis had gelegd en ik daarvoor ondernemer was voor de btw én vrijstelling van de BTW heb aangevraagd, ben ik gelijk aangemeld voor de kleine ondernemersregeling. Dit houdt in dat je voor de eerste 20.000 euro omzet

Van de belastingdienst krijg je een brief met je BTW nummer en je omzetnummer. Het btwnummer communiceer je naar buiten het omzetnummer gebruik je in communicatie naar de belastingdienst. Omdat ik al eerder zonnepanelen op mijn huis had gelegd en ik daarvoor ondernemer was voor de btw én vrijstelling van de BTW heb aangevraagd, ben ik gelijk aangemeld voor de kleine ondernemersregeling. Dit houdt in dat je voor de eerste 20.000 euro(stand 2020) omzet je geen BTW hoeft te verrekenen. De eerste factuur waarbij je boven dit bedrag komt moet voorzien zijn van BTW. Vanuit de KvK zijn er ook verschillende video’s en webinars die je informatie geven over de BTW aangifte, de inkomsten belasting en de verschillende aftrekmogelijkheden. Omdat ik het uren criterium niet bereik en dit een deeltijd bedrijf is heb ik geen recht op startersaftrek en word ik als resultaat genieter gezien.

Verzekeringen

Omdat ik een prive auto als koffiekar ging gebruiken vond ik deze het meest spannende. Ik ben bij Bokhorst verzekeringen uitgekomen die een autoverzekering, een transportverzekering en een wettelijke aansprakelijkheid heeft afgesloten. Zij hebben veel ervaring met foodtrucks en andere soorten aparte verzekeringen. Er zijn meer bedrijven die dit voor je kunnen regelen. De transportverzekering dekt de apparatuur die je in de auto hebt.

Omdat ik dit bedrijf deeltijd doe, heb ik geen andere verzekeringen.

Ventvergunning

In de meeste gemeentes kan je vrij staan waar je wilt. In de grote steden moet je vaak een ventvergunning aanvragen. Via deze link kan je zien waar een ventvergunning nodig is: https://ondernemersplein.kvk.nl/ventvergunning-aanvragen/. In Utrecht mag je niet bij scholen staan en ook niet binnen de singels. Ook de recreatiegebieden van de provincie zijn uit den boze.

In plaats van venten, kan je natuurlijk ook kiezen voor markten of een vaste standplaats. Dit heb ik nog niet verder uitgezocht.

Bankrekening

Een privebankrekening mag je niet zakelijk gebruiken. Er zijn diverse aanbiedingen bij banken. Ik heb dezelfde bank gekozen als waar ik prive bankier. Dat leek me wel zo makkelijk. In de praktijk maakt het niet veel uit omdat je toch twee accounts hebt en apart moet inloggen op de app. Er zijn aardig wat aanbiedingen van banken om je als nieuwe klant binnen te halen. Je krijgt de eerste zoveel maanden vaak gratis.

Boekhouding

Naast alle verzekeringen moet je ook een administratie bijhouden. Dit kan in excel, maar dat kan ook in een boekhouding. Ik was eerst begonnen in een excelsheet, maar doordat je bij e-boekhouden de eerste 15 maanden vanaf de start van je bedrijf gratis krijgt, heb ik het meteen maar een proefpakket genomen. Het opzetten van de administratie is nog wel een karwei. Mijn boekhoudkennis was aardig weggezakt.

Na drie keer opnieuw proberen lukte het aardig. Eerste stap is je lopende uitgaven etc erin te zetten, daarna de bonnetjes van de afgelopen 5 jaar. Doordat je als kleine ondernemer (nog) geen BTW hoeft af te dragen scheelt dat in de administratie. Dit is dan een zorg voor later. De meeste boekhoud programma’s kunnen echter de BTW en de bijbehorende aangifte automatisch verwerken.

Het boeken van de verschillende posten en vooral de investeringen was nog wel even een zoektocht. Belangrijk was dat je aan de goede kant van de balans of winst en verlies boekt. Na een paar boekingen heb je wel door wat jouw standaard boekingen zijn. Gelukkig heeft e-boekhouden een uitstekende help functie die het allemaal haarfijn uitlegt. Er zijn zelfs fysieke trainingen die zij organiseren.

Onderaan dit artikel kan je verschillende boekhoudpakketten met elkaar vergelijken.

Pinkassa

De pinkassa heb ik via Zettle gekozen. Omdat het in mijn espresso bar om kleine bedragen gaat en de verwachte omzet nog niet bekend is, leek het me makkelijker om voor een percentage van de omzet te kiezen ipv een vast bedrag. Zettle is onderdeel van Paypal en accepteert alle (nieuwe) betaalvormen. In het kassasysteem zie je je omzet per product, je geografische locatie en kan je je klantenbestand bijhouden. Ook contante betalingen kan je in deze kassa verwerken. Hier betaal je dan geen commissie over. Wel natuurlijk als je deze weer op je bankrekening stort.