Je eigen koffietruck starten

Deze blog is geschreven op persoonlijke titel. Ik heb gepoogd om de juiste informatie te verstrekken, voor zover mij bekend. Het is geen (financieel of fiscaal) advies en je kan hier geen rechten aan ontlenen. Heb je vragen of aanvullingen, laat het weten via het contact formulier dan ga ik op onderzoek uit.

Laatste update 28 september 2023

Heb je wat aan deze blog op weg naar jouw eigen mobiele koffiebar, support me dan door een koffie voor me te kopen via BuyMeACoffee. (De pagina staat ingesteld op WorldMapofCoffee, maar is natuurlijk wel van mij :-))

Zoals jullie in de vorige blog konden lezen heb ik ZOespresZO gestart om vanuit de achterbak van de auto koffie, espresso, cappuccino en warme choco te verkopen. Inmiddels heb ik ook een fietskar, maar om van idee naar werkelijkheid te komen, staan wetten in de weg en praktische bezwaren. Daarom hier wat uitleg over de randzaken.

Nadat de auto klaar was en ik die had uitgeprobeerd bij de burendag in de straat, werd het tijd om de rest te regelen. Om op straat koffie te mogen verkopen heb je een bedrijf, een ventvergunning en een verzekering nodig. Ook al is het maar deeltijd, toch moet alles geregeld zijn. Ook om het risico voor prive te beperken. Hieronder dus een overzicht van de stappen. Misschien heb je er wat aan in je eigen zoektocht voor je koffiekar, foodtruck of espressobar. Ik vind het leuk om je plannen te horen.

Kamer van koophandel

De kamer van koophandel is nodig als je deel gaat nemen aan het economisch verkeer. Als je voor vrienden en familie aan de slag bent (tegen kostenvergoeding) mag het, maar om actief te handelen is een inschrijving nodig. Daarnaast is het KvK nummer ook vereist voor het afsluiten van verzekeringen en andere contracten met partijen. De KvK meldt je inschrijving ook door aan de belastingdienst. Voorinschrijven doe je via de site www.kvk.nl en daarna maak je een afspraak om je inschrijving te voltooien. Let op met de gegevens die je doorgeeft. Je telefoonnummer is een gewild artikel onder (energie en zonnepanelen)leveranciers die je ongevraagd bellen. Evt. wil je hier een aparte telefoonnummer voor gebruiken, zo kan je direct herkennen dat ze voor je bedrijf bellen en niet prive of andere werkzaamheden.

HACCP

Werk je met voedingsmiddelen dan dien je te beschikken over een HACCP certificaat. Ik heb de mijne gehaald via Plusport. Dit is online programma waarbij je met ondersteunende filmpjes de stof tot je neemt. Dit was de goedkoopste optie die ik kon vinden. Dit was echter niet voldoende, dit was een opstap naar een eigen HACCP plan.

Je dient namelijk ook een goedgekeurde hygiënecode te gebruiken (bijvoorbeeld van de KHN) of zelf een HACCP plan te maken. Hier is een goed document om met dat laatste te beginnen van de Belgische autoriteit. In de webshop is het HACCP document wat ik zelf heb opgesteld. (op eigen risico en tegen een kleine vergoeding voor deze website)

Ook heb ik me geregistreerd bij de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit. Daarvoor moest ik eerst een dure e-herkenning 2+ aanschaffen bv via om contact te leggen met de overheid. Dit heb je verder nergens voor nodig, omdat je je belastingaangifte als ZZP-er via Digid doet. Je kan deze e-herkenning kosten ook niet terugvragen. Van de NWVA heb ik na de inschrijving niets meer gehoord. De e-herkenning heb ik laten verlopen. Ik heb via het STAP budget ook mijn Sociale Hygiëne gehaald. Wellicht om later ook cocktails te kunnen verkopen. De STAP subsidie voor ook handig voor andere trainingen die je wellicht wilt doen. Zoals baristaopleidingen bij de Koffieschool of ITC Opleidingen (de STAP subsidie wordt in 2023 afgebouwd en afgeschaft)

Belastingdienst

Van de belastingdienst krijg je een brief met je BTW nummer en je omzetnummer. Het btwnummer communiceer je naar buiten. Het omzetnummer, gebruik je in communicatie naar de belastingdienst. Omdat ik al eerder zonnepanelen op mijn huis had gelegd en ik daarvoor ondernemer was voor de btw én vrijstelling van de BTW heb aangevraagd, ben ik gelijk aangemeld voor de kleine ondernemersregeling(KOR). Dit houdt in dat je voor de eerste 20.000 euro (stand 2020) omzet je geen BTW hoeft te verrekenen. De eerste factuur waarbij je boven dit bedrag komt moet voorzien zijn van BTW en moet je je afmelden voor de KOR. Vanuit de KvK zijn er ook verschillende leuke video’s en webinars die je informatie geven over de BTW aangifte, de inkomsten belasting en de verschillende aftrekmogelijkheden. Omdat ik het uren criterium niet bereik en dit een deeltijd bedrijf is heb ik geen recht op startersaftrek en word ik als resultaatgenieter gezien. Dit houdt in dat je je kosten en opbrengsten als ‘resultaat uit overige werkzaamheden’ opgeeft. Omdat hier hobby en bedrijf door elkaar heen lopen. Gaat veel van de winst weer terug in het bedrijf als investering.

Let op bij de aankoop van buitenslandse producten als kleine ondernemer (KOR). Als je je BTW nummer doorgeeft dan denken ze dat je BTW mag verrekenen en rekenen ze geen BTW door. Dat klinkt goedkoop, maar klopt niet. Je kan dan de belastingdienst bellen (!) om eenmalig toch BTW aangifte te doen op papier. Of niet natuurlijk.

Het hebben van de KOR heeft dus ook als voordeel dat je geen BTW hoeft te rekenen aan klanten. Je betaald dus wel BTW aan je leveranciers. Voor banken, verzekeraars, stichtingen en verenigingen ben je dus (in het begin) goedkoper dan je grote concurrenten.

De BTW afdracht is misschien zinvol als je veel investeringen doet en alles nieuw koopt en de KOR is misschien niet interessant als je het niet naast je gewone baan doet maar fulltime en al gauw boven de grens zit.

Verzekeringen

Omdat ik een prive auto als koffiekar ging gebruiken vond ik deze het meest spannende. Ik ben bij Bokhorst verzekeringen uitgekomen die een autoverzekering, een transportverzekering en een wettelijke aansprakelijkheid hebben afgesloten. Zij hebben veel ervaring met foodtrucks en andere soorten aparte verzekeringen. Er zijn meer bedrijven die dit voor je kunnen regelen. De transportverzekering dekt de apparatuur die je in de auto hebt. Let op dat je de auto als kleine ondernemer inclusief BTW verzekerd, anders moet je deze zelf uit eigen zak gaan betalen bij schade. Ook als het een verhaalschade is.

Omdat ik dit bedrijf deeltijd doe, heb ik geen andere verzekeringen.

Ventvergunning en marktvergunning

In de meeste gemeentes kan je vrij staan waar je wilt, maar meestal niet op zondag. In de grote steden moet je vaak een ventvergunning aanvragen. Via deze link kan je zien waar een ventvergunning nodig is en/of wat de voorwaarden zijn. https://ondernemersplein.kvk.nl/ventvergunning-aanvragen/. In Utrecht mag je niet bij scholen staan en ook niet binnen de singels in de binnenstad. Ook de recreatiegebieden van de provincie zijn uit den boze. Ook is het de bedoeling dat je ‘in beweging blijft’, je mag dus niet wachten op klanten en moet weer verder als je 15 minuten geen klanten hebt. In de praktijk komt het er op neer, dat je niemand in de weg mag staan of overlast mag veroorzaken voor bewoners of andere ondernemers.

In plaats van venten, kan je natuurlijk ook kiezen voor markten of een vaste standplaats. In Utrecht moet je je dan voor een wachtlijst op de markt aanmelden. Daarna kan je een vaste plek krijgen of een dagplaats. Een tijdje heb ik gestaan op de donderdagmarkt op het Brusselplein in Leidsche Rijn. Omdat er veel restaurants met terras omheen zaten had ik bij mooi weer al snel weinig meer te doen. De markt heb ik dan al weer los gelaten. Ik heb er wel veel geleerd. Nieuwe contacten en veel routine.

Bankrekening

Een privebankrekening mag je niet zakelijk gebruiken. Er zijn diverse aanbiedingen bij banken. Ik had dezelfde bank gekozen als waar ik prive bankier. Dat leek me wel zo makkelijk. In de praktijk maakt het niet veel uit omdat je toch twee accounts hebt en apart moet inloggen op de app. En deze was vrij kostbaar. Er zijn aardig wat aanbiedingen van banken om je als nieuwe klant binnen te halen. Je krijgt de eerste zoveel maanden vaak gratis. Probeer wel het aantal transacties te beperken, want voor iedere transactie ben je geld kwijt aan de bank. Omdat ik veel kleine transacties heb qua inkoop (de verkoop loopt via een verzamelbetaling via Zettle) ben ik toch maar overgestapt naar Knab omdat daar de eerste 1000 transacties per jaar gratis zijn.

Boekhouding

Naast alle verzekeringen moet je ook een administratie bijhouden. Dit kan in excel, maar dat kan ook in een boekhouding. Ik was eerst begonnen in een excelsheet, maar doordat je bij e-boekhouden de eerste 15 maanden vanaf de start van je bedrijf gratis krijgt, heb ik het meteen maar een proefpakket genomen. Het opzetten van de administratie is nog wel een karwei. Mijn boekhoudkennis was aardig weggezakt.

Na drie keer opnieuw proberen lukte het aardig. Eerste stap is je lopende uitgaven etc. erin te zetten, daarna de bonnetjes en aankopen van de afgelopen 5 jaar. Doordat je als kleine ondernemer (KOR) (nog) geen BTW hoeft af te dragen scheelt dat in de administratie. Dit is dan een zorg voor later. De meeste boekhoudprogramma’s kunnen echter de BTW en de bijbehorende aangifte automatisch verwerken.

Het boeken van de verschillende posten en vooral de investeringen was nog wel even een zoektocht. Belangrijk was dat je aan de goede kant van de balans of winst en verlies boekt. Na een paar boekingen heb je wel door wat jouw standaard boekingen zijn. Gelukkig heeft e-boekhouden een uitstekende help functie die het allemaal haarfijn uitlegt. Er zijn zelfs fysieke trainingen die zij organiseren.

Na de 15 maanden heb ik mijn standaard abonnement bij e-boekhouden doorgezet. De factuur functie gebruik ik nu ook. Daarvoor gebruik te ik factuursturen.nl, maar omdat ik in e-boekhouden nu alle offertes en facturen bij elkaar zie is dit veel handiger.

Pinkassa

De pinkassa heb ik via Zettle gekozen. Omdat het in mijn espresso bar om kleine bedragen gaat en de verwachte omzet nog niet bekend is, leek het me makkelijker om voor een percentage van de omzet te kiezen ipv een vast bedrag. Zettle is onderdeel van Paypal en accepteert alle (nieuwe) betaalvormen. In het kassasysteem zie je je omzet per product en kan je je klantenbestand bijhouden. Hoewel ik deze laatste niet gebruik. Ook contante betalingen kan je in deze kassa verwerken. Hier betaal je dan geen commissie over. Wel natuurlijk als je deze weer op je bankrekening stort. Alle betalingen worden 1 op 1 in de boekhouding verwerkt via een API. Dit houdt in dat je heel veel mutaties krijgt en een ander abonnement moet afsluiten voor het boekhoudpakket. Je kan deze API ook uitzetten en zelf de dag of weekomzet boeken. Dit kan door het dagrapport over te nemen, of door gewoon te wachten op de betaling van Zettle. Het leuke van Zettle op Android is dat je je telefoon kan gebruiken om betalingen te ontvangen via Tap to Pay.

Er zijn ook andere pinkassas of restaurant systemen, die heb ik nog niet onderzocht.

Marketing

Je bedrijf staat of valt natuurlijk bij vaste klanten en nieuwe klanten. Er zijn verschillende manieren om klanten te bereiken. Ik heb er veel geprobeerd, maar de beste manier is toch mond op mond reclame. Daarin is het ook belangrijk om veel klussen aan te nemen, meestal leidt het weer tot iets nieuws. Omdat dit geen fulltime baan is, kan ik ook de rust nemen om het te laten groeien. Dat is soms wel eens lastig.

Prijsstelling

De prijsstelling is lastig. Kijk naar collega bedrijven, vraag rond. Dit geldt voor je consumptie prijs en ook voor je prijzen voor inhuur. Ik probeer elke keer opnieuw te kijken wat de prijs voor inhuur moet zijn. Hoeveel personen, wat is de locatie, opbouwtijd, reistijd, moet ik vrij nemen, hoeveel zin heb ik in deze klus, voorbereidingstijd, heb ik alles op voorraad. Naar mate je meer opdrachten krijgt kan je kieskeuriger zijn in wat je aanneemt en wat je er voor vraagt. Ook is het leuk om nieuwe dingen te proberen en deze goedkoper aan te bieden om ervaring op te doen. Belangrijkste is voor mij dat ik er energie van krijg.

Heb je vragen, ideeën of aanvullingen, wil je gewoon weten hoe het gaat of je nieuwe plannen delen, ik kom graag met je in contact om over koffietrucks te praten.

Na 3 jaar

Op 10 oktober 2023 besta ik drie jaar en het loopt aardig. Waarbij ik de eerste twee jaar vooral druk was om in het park mijn omzet te halen, heb ik nu veel commerciële klussen. Op zondag (als ik tijd, zin en energie heb) sta ik in het park bij een vaste stek waar ik rustig een praatje kan maken en filterkoffie kan zetten. Ook zorgt dit voor zichtbaarheid in de buurt en op facebook. Daarnaast heb ik ongeveer 1 keer per week een klus en is het in juni en september wat drukker. Ook is de prijsstelling nu zo dat ik vrij kan nemen van mijn werk en voor het zelfde geld en wat extra’s een klus kan doen bij een bedrijf.

Verder is het zoeken naar een optimale inzet zodat je weinig voorbereidingstijd hebt om te starten (het voordeel van de fiets) en dus vooral koffie maakt en niet te veel tijd bezig bent met de randzaken. Daarnaast is het leuk om creatief te zijn in nieuwe dingetjes voor op de koffiebar die het leven leuker en makkelijker maken.

Heb je wat gehad aan deze blog op weg naar jouw eigen mobiele koffiebar, support me dan door een koffie voor me te kopen via BuyMeACoffee. (De pagina staat ingesteld op WorldMapofCoffee, maar is natuurlijk wel van mij :-)) Of klik wat rond op de banners op deze website.